Para su despliegue, estas estrategias se apoyan en tres conjuntos de herramientas principales:

• Herramientas organizativas: dirigidas a facilitar la correcta ordenación funcional y la adecuación de los recursos humanos de acuerdo con el nuevo modelo de gestión. Centradas en el desarrollo de su estrategia de recursos humanos que comprenden, entre otras, el análisis funcional, la definición de perfiles, la elaboración del Manual de Funciones de Oficinas y Centros de Empleo y de los Mapas de Competencias de Oficinas y Centros de Empleo o el Plan de Formación y de gestión del cambio.
• Herramientas metodológicas: aquellas que permiten la correcta aplicación de la gestión por procesos y el sistema de evaluación, calidad y mejora continua. Sirven fundamentalmente para el despliegue del modelo e incluyen guías, procesos continuos de revisión documental, indicaciones y sesiones de trabajo para una implantación homogénea del modelo.
• Herramientas tecnológicas: aquellas que engloban todas las aplicaciones y desarrollos tecnológicos necesarios para que las distintas actuaciones puedan llevarse a cabo. En definitiva, son aquellas que, fruto de las innovaciones que se producen en el ámbito de las nuevas tecnologías y de la administración electrónica, se pueden y deben incorporar en la gestión del SAE.

Durante el transcurso del año se ha trabajado en el diseño, testeo y, por último, en la implantación del modelo y las herramientas desarrolladas en este tiempo, con el foco puesto, especialmente, en las oficinas de empleo y los servicios que se prestan a ciudadanía y a empresas y en los procesos o modelos de atención y orientación.

En resumen, la gestión por procesos no sólo se traduce en una optimización de los procedimientos, sino que establece cimientos sólidos para un servicio de calidad, destacando los éxitos y promoviendo una cultura de mejora continua.

Redefinición del modelo de servicios de orientación e intermediación laboral

Durante el año 2023 se ha avanzado en la implantación y expansión de la gestión por procesos como metodología de mejora continua. Tener identificados, definidos y controlados los procesos de la Agencia supone conocer profundamente el trabajo que se desarrolla y, por tanto, ofrece la oportunidad de mejorarlo, aumentando la eficacia y eficiencia.

Entre los distintos procesos que constituyen el mapa de procesos del SAE, con carácter prioritario, se han comenzado a describir los procesos clave relacionados con los servicios que presta. Así, la redefinición del modelo de servicio de orientación e intermediación laboral se ha convertido en un elemento nuclear que ha implicado la revisión de la metodología de trabajo y la actualización de gran parte de los procesos relacionados con los servicios de atención a las personas demandantes y usuarias de servicios de empleo y servicios de atención a empresas.

Como principales novedades puestas en marcha en relación a la redefinición de los procesos cabe destacar la integración de la orientación en el modelo de atención y servicios que se prestan desde las oficinas y que ha permitido que la orientación que antes se ofrecía en su mayor parte mediante unidades externas se presta ya desde las oficinas de empleo para la población general; una atención que se complementa con el trabajo que prestan las entidades colaboradoras especializadas para la atención a colectivos con mayores dificultades, como pueden ser las personas con discapacidad a través de diferentes programas, fundamentalmente, Andalucía Orienta.

Así, se ha avanzado en la definición de los puestos de trabajo identificados en el SAE como resultado de un análisis funcional de la misión y visión de la Agencia y que dio como resultado un conjunto de ocho líneas de actividad (entendidas como el conjunto de funciones, tareas y actuaciones que responden a un objetivo común y son desarrolladas desde los diferentes puestos de trabajo asociados a las mismas) que, en función de la cartera de servicios, se clasifican en dos subgrupos: líneas de actividad específicas (aquellas que recogen las funciones destinadas a la prestación de servicios a la ciudadanía, es decir, a atender sus necesidades y expectativas) y líneas de actividad transversales (aquellas que recogen las funciones de soporte a la planificación y gestión de la Agencia).

A lo largo de este ejercicio, se han elaborado tanto el Manual de Funciones de Oficinas y Centros de Empleo del Servicio Andaluz de Empleo como los Mapas de Competencias en Oficinas y Centros de Empleo, dos herramientas en las que se detallan las tres de las ocho líneas de actividad que se identifican en la red de oficinas y centros de empleo, concretando para cada una de ellas las actuaciones que han de desempeñarse desde los diferentes perfiles de puestos de trabajo necesarios para desarrollarlas.

A su vez, arrancó el diseño de un programa de gamificación para el entrenamiento de las competencias transversales que se han identificado y definido por el SAE, en el marco del proyecto de definición de perfiles competenciales y ocupacionales que se puso el año pasado en marcha. Con este programa de gamificación se complementa y enriquece el servicio que se presta con los simuladores de realidad virtual.

Por otro lado, la I Convención de profesionales de la orientación que tuvo lugar en Cádiz en junio pasado. En dicho evento se presentó el observatorio de buenas prácticas, a partir del cual se va a poner en valor el talento y las experiencias con éxito del personal del SAE dedicado a la orientación y a la sensibilización en torno al emprendimiento, convirtiéndose en un recurso más del SAE. Actualmente este observatorio se está desarrollando conceptual, metodológica y tecnológicamente para su sistematización como recurso permanente del SAE.

Otro evento celebrado en esta ocasión con motivo del Año Europeo de las Competencias se celebró en noviembre: las Jornadas Andaluzas El empleo del futuro y las personas, con el lema “La mejora de la empleabilidad como elemento nuclear de las políticas de empleo”.

Se desarrolló también un proyecto para la implementación de metodologías ágiles a los procesos del SAE, a través de un enfoque de innovación colaborativa que permitiera al personal técnico reflexionar sobre el COE que se pretende consolidar, estableciendo una cultura de trabajo eficaz y colaborativa para una mejor gestión de los proyectos. Más de 20 profesionales del SAE se formaron y experimentaron con esta metodología de trabajo, con el objetivo de trasladar lo aprendido a sus puestos de trabajo.

La interrelación con otros COE también tuvo cabida en el año 2023 con un intercambio de buenas prácticas con los COE de País Vasco, Islas Baleares y Cataluña, con objeto de compartir conocimiento y metodologías para promover su transferencia a otros territorios. Este programa nos permitió conocer los programas de orientación y la organización de otros servicios públicos de empleo autonómicos, a la vez que nuevas herramientas para la atención a las personas y entidades y empresas demandantes de nuestros servicios como el coaching. Esta última actividad permitió que personal de oficina de las ocho provincias desarrollaran y experimentaran, a través de la metodología didáctica del aprender haciendo, instrumentos de coaching en la atención a las personas demandantes de nuestros servicios.

Esta estrategia se concreta a través de la puesta en marcha del diseño e implementación de un sistema de seguimiento y evaluación, respondiendo así a la filosofía del modelo de gestión integral, que pone el énfasis en el seguimiento y evaluación de la actividad y los servicios desarrollados desde el SAE desde el punto de vista del ciclo de vida completo y con el fin de establecer la lógica causal de las actuaciones y en qué medida cada una de ellas produce los efectos adecuados y contribuye al objetivo general que motiva la actuación y a los resultados esperados.

Este enfoque de ciclo completo permite establecer el grado de cumplimiento de los objetivos de los servicios y los programas, considerando las debilidades y fortalezas de los distintos elementos de su diseño e implementación.

Asimismo, el sistema debe asegurar el carácter integral de la evaluación, de manera que resulte comprensiva de la secuencia completa de la actuación y permita observar la coherencia alcanzada entre los objetivos que la motivaron, los procesos de intervención y la relación con los resultados.

En 2023 se ha avanzado en el diseño metodológico de las siguientes actuaciones que se desarrollarán durante el 2024:

• Sistema de seguimiento de la implantación del MGI.
• Sistema de evaluación de la satisfacción de las personas y empresas usuarias.
• Observatorio de buenas prácticas y mejora continua.

Para ello:

• Diseñamos una estrategia de comunicación para responder al proceso de cambio iniciado con la puesta en marcha del nuevo modelo de gestión.
• Definimos, planificamos y ejecutamos un plan de comunicación interna y externa poniendo más esfuerzos en el ámbito de la comunicación interna en este 2023.

Acciones más destacadas en 2023:

• Reestructuración del espacio de comunicación interna corporativa Red Profesional para fortalecer su presencia, su uso e identificación como canal principal de comunicación interna dentro de la organización.
• Elaboración de un documento base estratégico con mensajes claves para guiar la comunicación externa.
• Definición de los procesos de comunicación interna entre las distintas áreas o ámbitos de trabajo.
• Elaboración y difusión del Manual de Estilo de la Comunicación en el Servicio Andaluz de Empleo.
• Sensibilización y formación en materia de comunicación a través del Aula Virtual.
• Participación y organización de eventos de empleo.

Principales instrumentos:

• La identificación de las líneas de actividad del SAE, así como las funciones, tareas y actuaciones necesarias para desempeñarlas; la descripción de los puestos de trabajo y sus perfiles, en función de las líneas de actividad, los ámbitos específicos de actuación y los niveles de responsabilidad, determinando aquellas que constituyen potestades públicas (Manual de Funciones); el rediseño de la estructura de Servicios Centrales, identificando los distintos ámbitos de trabajo y unidades administrativas.
• Identificación de las capacidades requeridas para el desempeño óptimo de los puestos de trabajo, atendiendo a las particularidades de cada uno de ellos y la unidad donde se desarrollan, que da lugar a la elaboración de mapas de competencias de cada uno de los puestos de trabajo identificados como necesarios para el desarrollo de todas las funciones identificadas. Esto ha permitido el diseño de un instrumento para la detección de necesidades formativas que facilitará la elaboración de planes de formación, adaptados a las necesidades reales de cada profesional.
• Elaboración y ejecución del Plan de formación 2022-2023 basado en las funciones a desempeñar para dar respuesta a las líneas de actividad identificadas en el análisis funcional.
• Constitución de una mesa de negociación en el ámbito del personal laboral propio del SAE.
• Identificación de plazas susceptibles de trasladar a la oferta extraordinaria de empleo público, en el marco de los procesos de estabilización (Ley 20/21), con la finalidad de disponer de una estructura de RRHH estable y adaptada a las necesidades detectadas y priorizadas en los diferentes centros de destino y unidades administrativas.

Gracias a su implementación las personas que configuran la Agencia están adquiriendo los conocimientos adecuados y adaptados a la labor que desempeñan, ejercitando sus habilidades y capacidades e incrementando la calidad del servicio prestado. Pero además, esta metodología está permitiendo incorporar el principio de mejora continua, asumiendo los cambios necesarios para hacerla sostenible y ofreciendo a nuestros usuarios y empresas servicios que cumplan con los estándares fijados.

Para conseguirlo, la organización está adoptando en su modo de trabajo actuaciones que permiten realizar el seguimiento y evaluación de las actividades planificadas una vez se han ejecutado, y en base a los resultados de la evaluación, proponer posibles mejoras del sistema de gestión.

En definitiva, la metodología de gestión por procesos es clave para operativizar y dar homogeneidad a los servicios, facilitando la labor de los/as profesionales que configuran nuestra Agencia, a quienes tenemos que continuar apoyando y acompañando en este proceso de transformación. Esto a su vez, garantiza una respuesta única a nuestros principales destinatarios.

Así con todo, se pretende consolidar las siguientes utilidades que incorpora el Sistema:

1. Formulario de auto inscripción. La versión actualizada del formulario presenta varias características: aspecto renovado; contiene más datos de la demanda; permite adjuntar documentación justificativa en más campos a cumplimentar. El formulario de auto inscripción se cumplimenta por secciones, cada una de las cuales corresponde a las agrupaciones de datos de la demanda de SILA. Cada una de estas secciones contiene también un mensaje informativo indicando la falta o no de información.


2. Nuevo escritorio SILA. Con objeto de hacer más eficientes las tareas realizadas en las oficinas de empleo, se ha diseñado un nuevo escritorio que aúne todas las herramientas que puedan ayudar al personal técnico de empleo a dar un servicio más valioso a todos los usuarios del Servicio Andaluz de Empleo, ya sean estos personas usuarias o empresas. Nos encontramos de esta forma con una nueva herramienta que permite un mayor enriquecimiento de información.


3. Nuevos medios telemáticos de inscripción e información: Se trabaja en el diseño y desarrollo del área de Gestión Web, con objeto de que las persona demandantes y usuarias del SAE puedan actualizar en todo momento cualquier dato de su demanda. Su diseño tendrá un aspecto muy similar al formulario de auto inscripción. A través de la APP las personas que así lo deseen podrán cumplimentar el formulario de auto inscripción y también tienen la opción de modificar sus demandas una vez estén inscritas.


4. Apoyo a la auto inscripción. Como consecuencia de la modificación del formulario de auto inscripción -que contiene todos los datos de la demanda y se hace posible adjuntar más documentación- se ha visto necesario reforzar la asistencia técnica en los servicios de apoyo a la auto inscripción y, asimismo, en la modificación de demandas; de esta forma, se quiere sacar el mayor provecho a estas mejoras, facilitando los procesos de inscripción y descargando a las oficinas en un futuro próximo de estos servicios. Ambos procesos adoptan un nuevo aspecto más actual y similares al aspecto del propio formulario de auto inscripción.


5. Distrito único. Funcionalidad total. Se trabaja en el desarrollo del sistema, de manera que permita realizar todas las acciones necesarias a cualquier persona inscrita en el Servicio Andaluz de Empleo, independientemente de cuál sea su domicilio y su oficina de inscripción.

Para llegar a este punto, durante 2023, en el que se ha culminado todo este proceso, se han realizado las siguientes actuaciones para lograr esta plena implantación territorial:

1. Finalización de la fase de pilotaje de la herramienta en 20 oficinas.


2. Capacitación de personal de referencia en todas las provincias para promover su correcta implantación en la totalidad de oficinas de Andalucía.


3. Capacitación de todo el personal de las oficinas en el uso, manejo, interpretación y explotación de la información provista por la herramienta.


4. Implantación de la herramienta en todas las oficinas de Andalucía.

Este proceso se ha realizado en varias fases a lo largo de 2023 para llegar, a finales de año con una implantación total en las 193 oficinas del SAE en la comunidad, 29 ediciones formativas que han posibilitado la cualificación del personal en el manejo de la herramienta y sus potencialidades, así como el registro, alta y uso de la misma por un total de 2.436 personas.

Cabe destacar, entre las mejoras que se obtienen del uso de Actividad Laboral en los procesos de orientación e intermediación del SAE, que el personal técnico puede conocer con un grado de detalle inasumible desde un punto de vista físico del ser humano, el mercado de trabajo de cada municipio y área territorial que se determine, para cada ocupación y para cada época del año en toda Andalucía. Información actualizada periódicamente con datos de afiliación y contrataciones oficiales que sirve de cuadro de mando para una mejor toma de decisiones por parte del personal técnico.

De su consulta y manejo, además de observar la evolución del mercado de trabajo, y gracias a las series históricas que la soportan, pueden identificarse patrones de comportamiento tanto territoriales como temporales como ocupacionales. El manejo de esta información y la necesaria y consecuente capacitación en su uso por parte de todo el personal SAE, hace que los servicios que se ofrezcan en cada oficina amplíen su ámbito de cobertura a la totalidad de Andalucía, así como a la totalidad de ocupaciones (no sólo aquéllas más representativas del ámbito cubierto por una oficina), así como prever fluctuaciones y patrones de comportamiento tanto de cada ocupación, como de cada territorio, como de cada ocupación en cada territorio.